目的

保证生产过程的可追溯性

范围

生产车间内的所有人员

执行人

操作工、班长、主任

具体内容

一、记录的设计和编制意义:

(1) 记录的充分性和必要性：记录作为基础性和依据性文件，应

尽可能全面地反映产品质量形成的过程和结果以及质量管理体系

的运行状态和结果。为此，组织既要从总体上评价记录的充分性 ，

力求使原始记录完整，同时又要对每一记录的必要性进行逐一评

审和取舍，要注意并非记录越多越好，正确的做法是只选择那些

必要的原始数据作为记录。

(2) 记录的真实性和准确性：真实准确的记载质量信息，才能为

有效地运行组织的质量管理体系并实现持续改进提供可靠的依据 ，

因此，在确定记录的格式和内容的同时，应考虑使用者填写方便

并保证能够在现有条件下准确地获取所需的质量信息。填写记录

应实亊求是,严肃认真。

(3) 记录的规范化和标准化：应尽量采用国际,国内或行业标准，

参考先进组织的成功经验以使记录更加规范化和标准化，在建立

质量管理体系过程中，应当对现行的进行清理，废立多余的记录 ，

修改不适用的记录，沿用有价值的并增补必需的，应使用适当的

表格或图表格式加以规定，按要求统一编号，使各项活动的记录

更加系统和协调，实现记录的标准化管理。对於同一种活动的记

录格式应当是固定的，不能随意变更，造成混乱，即使需要修改 ，

也应规定一个统一的时间开始使用新表格。

二、记录的填写要求和注意亊项:

(1)记录用笔要求：记录用笔可以用钢笔，圆珠笔或签字笔，不应

用红笔，这些笔能够确保记录永不褪色。用笔一定要考虑其字迹

的持久性和可靠性。

(2)记录的原始性：记录要保持现场运作，如实记录，这就是原始

性。原始就是最初的第一手的。原始性就是当天的运作当天记，

当周的活动当周记。做到及时和真实，不允许添加点滴水分，使

记录真实可靠。记录保持其原始性，不可以重新抄写和 复印 ，更

不可以在过程进行完 后 加以修 饰 和 装 点。

(3)记录的清 晰 准确：记录是作为 阐明 质量管理体系所取 得 结果或

提供体系所完成活动的证据的文件 而策划 设 置 的，即是证据， 首

先要 属 实，要做到 属 实，就要 将 过程做到 位 并运作亊实记 得 正确

和清 晰 ， 语言 和用字 都 要规范。不 但 使 自己 能 看 清 楚 ，也能使 别

人 都看 清 楚 。

( 4 )笔 误 的 处 理：在填写记录 出 现笔 误后 ，不要在笔 误处 乱写乱 画 ，

甚至涂 成 黑 色或用修整 液 加以 掩盖 ，正确的 处 理笔 误 的方法，是

在笔 误 的文字或数据上，用原使用的笔 墨画 一 横线 ， 再 在笔 误处

的上行间或下行间填上正确的文字和数值。

( 5 ) 空白栏 目的填写：有些记录在运作的 情况 下所有的 栏 目 无 内容

可填。 怎么处置呢？空白栏 目不能不填，其填写的方法是在 空白

的适中 位置画 一 横线 ，表 示 记录者 已 经 关 注到这一 栏 目，只是 无

内容可填，就以一 横线代之 ，如果 纵向 有 几 行 均无 内容填写， 亦

可用一 斜线代之 。

( 6 )签 署 要求：记录中 会包含 各种 类型 的签 署 ，有作业 后 的签 署 ，

有认可，审定， 批 准 等 签 署 ，这些签 署都 是这原 则 ， 权限 和 相亙

关 系的体现，是记录运作中不可 少 的组成 部 分，任 何 签 署都 应签